Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 02/05/2026

OPTIMA ACADEMY accorde une importance particulière à la protection des données personnelles de ses clients, stagiaires, prospects et visiteurs. La présente politique a pour objet de vous informer, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – Règlement UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés modifiée, sur la manière dont nous collectons, utilisons et protégeons vos données personnelles.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via le site www.optima-academy.fr et dans le cadre des prestations de formation est :

OPTIMA ACADEMY SAS au capital de 2 000 € 73 rue du Château – 92100 Boulogne-Billancourt SIREN : 939 939 195 E-mail : contact@optima-academy.fr

2. Données collectées

Nous collectons différentes catégories de données en fonction de vos interactions avec OPTIMA ACADEMY.

2.1 Via les formulaires du site (contact, demande de devis, inscription) Données d’identification : nom, prénom, fonction. Coordonnées : adresse e-mail, numéro de téléphone. Informations professionnelles : entreprise, secteur d’activité, taille de structure. Contenu du message ou du projet de formation.

2.2 Via la prise de rendez-vous (Calendly) Lorsque vous prenez un rendez-vous via l’outil Calendly intégré à notre site, sont collectés : nom, prénom, adresse e-mail, créneau horaire sélectionné et informations renseignées dans les champs du formulaire. Calendly agit en qualité de sous-traitant. Sa politique de confidentialité est consultable sur calendly.com/privacy

2.3 Dans le cadre de l’exécution d’une formation Données administratives (identité complète, fonction, entreprise), données pédagogiques (niveau, prérequis, attentes, résultats aux évaluations), données de suivi (présence via les émargements, satisfaction, attestations), données de facturation (coordonnées de facturation, données bancaires via le prestataire de paiement uniquement).

2.4 Via la navigation sur le site Données techniques (adresse IP, type et version du navigateur, système d’exploitation, pages visitées, durée des visites, source de trafic), cookies et traceurs (voir section 7).

3. Finalités et bases légales des traitements

Répondre à vos demandes de contact et devis : mesures précontractuelles (art. 6.1.b RGPD). Gérer les inscriptions et l’exécution des formations : exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD). Émettre les factures et assurer la comptabilité : obligation légale (art. 6.1.c RGPD). Délivrer les attestations de formation et les documents réglementaires (Qualiopi, OPCO, etc.) : obligation légale (art. 6.1.c RGPD). Envoyer des communications commerciales (newsletter, nouvelles formations) : consentement ou intérêt légitime B2B (art. 6.1.a / 6.1.f RGPD). Améliorer le site et mesurer l’audience : consentement pour les cookies non essentiels (art. 6.1.a RGPD). Prévenir la fraude et assurer la sécurité du site : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD).

4. Destinataires des données

Vos données sont accessibles, dans la limite de leurs attributions, aux équipes internes d’OPTIMA ACADEMY (commerciale, pédagogique, administrative), aux formateurs uniquement pour les données nécessaires à l’animation de la formation, aux sous-traitants techniques intervenant pour notre compte (voir section 8), aux financeurs éventuels (OPCO, entreprise cliente) dans le cadre de la prise en charge de la formation, et aux autorités administratives habilitées en cas de contrôle (Qualiopi, DREETS, services fiscaux).

Vos données ne sont jamais vendues à des tiers.

5. Durées de conservation

Données de prospection commerciale (prospects non clients) : 3 ans à compter du dernier contact. Données des clients et stagiaires : durée de la relation contractuelle, plus 5 ans d’archivage. Documents administratifs de formation (émargements, attestations, conventions) : 5 ans minimum (obligation organisme de formation / Qualiopi). Factures et documents comptables : 10 ans (obligation fiscale). Cookies et traceurs : 13 mois maximum. Logs de connexion : 1 an.

À l’issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées.

6. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement (sous réserve des obligations légales de conservation), droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité, droit d’opposition (notamment à la prospection commerciale), droit de retirer votre consentement à tout moment (sans effet rétroactif), et droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour exercer vos droits, contactez-nous par e-mail à contact@optima-academy.fr ou par courrier à OPTIMA ACADEMY, 73 rue du Château, 92100 Boulogne-Billancourt.

Nous nous engageons à vous répondre dans un délai maximal d’un mois à compter de la réception de votre demande (délai porté à 3 mois pour les demandes complexes).

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 (www.cnil.fr).

7. Cookies et traceurs

Le Site utilise des cookies et technologies similaires pour assurer son fonctionnement, mesurer son audience et, le cas échéant, personnaliser votre expérience.

7.1 Cookies strictement nécessaires Indispensables au fonctionnement du site (session, sécurité, préférences linguistiques). Aucun consentement requis.

7.2 Cookies de mesure d’audience Google Analytics 4 (GA4) : mesure d’audience et statistiques de fréquentation. Les données sont transmises à Google LLC (États-Unis). Google agit en qualité de sous-traitant. Politique : policies.google.com/privacy Google Search Console : suivi de la performance du site dans les résultats de recherche Google (pas de dépôt de cookie côté visiteur, uniquement des données agrégées côté administrateur).

7.3 Autres cookies éventuels

7.4 Gestion des cookies Lors de votre première visite, un bandeau vous permet d’accepter, de refuser ou de personnaliser le dépôt des cookies non essentiels. Vous pouvez modifier vos choix à tout moment via le lien « Gérer les cookies » présent en pied de page. Vous pouvez également configurer votre navigateur pour bloquer ou supprimer les cookies.

8. Sous-traitants et transferts hors UE

Nous faisons appel à des prestataires techniques pour assurer le bon fonctionnement de nos services. Chacun est lié par un contrat de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD.

IONOS : hébergement du site, données localisées en Union européenne (France/Allemagne). Calendly : prise de rendez-vous en ligne, données localisées aux États-Unis (transfert encadré par les Clauses Contractuelles Types). Google (GA4, Search Console) : mesure d’audience et référencement, données localisées aux États-Unis (transfert encadré par les CCT et le Data Privacy Framework).

Les transferts de données vers des pays situés hors de l’Union européenne sont encadrés par des garanties appropriées (Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne, certification Data Privacy Framework).

9. Sécurité des données

OPTIMA ACADEMY met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisés : hébergement sécurisé, chiffrement HTTPS, gestion des accès, sauvegardes régulières, sensibilisation des collaborateurs.

10. Modifications de la politique

La présente politique peut être modifiée à tout moment pour tenir compte des évolutions légales, réglementaires ou de nos pratiques. La version en vigueur est celle publiée sur le Site à la date de votre consultation.